Smart Factory - Optimised Processes Design

Digitalisierung in Schule & Verwaltung

digitalisierung

Ein Anfang ist gemacht 

Erste Verwaltungsprozesse sind bei der Stadt Oelde bereits heute voll digitalisiert.
Dabei handelt es sich  u.a. um folgende Dienstleistungen: 
- Online-Portal zum   Erwerb  von Veranstaltungstickets
- Online-Portal "BEPPO" zur Anfrage und Buchung von Betreuungsplätzen in Kindertagesstätten
-   Ratsinformationssystem  (nicht-öffentlich) für die digitale Gremienarbeit  (ermöglicht u.a. Verzicht  auf  schriftliche Sitzungsunterlagen)
-   Ratsinformationssystem  (öffentlich)  als Informationsportal für Bürgerinnen und Bürger
-   Online-Buchungssystem  für Kurse in der Gläsernen Küche und im Kindermuseum Klipp Klapp
- Online-Bestellung von Medien in der Stadtbibliothek:     Bibload
-  Online-An-, Ab- und Ummeldung  von Gewerbebetrieben über   gewerbe.nrw
- Online-Mängelmelder zur Übermittlung von  Mängeln im öffentlichen Raum
- Online-Bestellung von Broschüren, Flyern u.ä.
- Live-Streaming von wichtigen städtischen Veranstaltungen über den städtischen  Facebook-Kanal

Online-Verfahren, die in Kürze starten
-   
Online-Buchungssystem  zur Bestellung und Verlängerung der Park-Karte für den Vier-Jahreszeiten-Park Oelde  
- Online-Payment für Verwaltungsdienstleistungen

  • Das Servicekonto NRW: Eine Identität für alle E-Government-Dienste

    Ein Konto - viele Dienstleistungen
    Einmal online registrieren und dann die gespeicherten Daten vielfach nutzen: Dies ist die Idee des Servicekonto.NRW. Über ein einziges Benutzerkonto ist es  möglich, sich in allen Online-Diensten der Verwaltungen sicher auszuweisen – egal welche Behörde die von Ihnen gewünschte  Dienstleistung anbietet.  Dazu gehören Online-Angebote von Städten, Gemeinden und Kreisen genauso wie die von Ministerien und Behörden der Landesverwaltung NRW.  

    Funktionsweise
    Die Stammdaten (Name, Adresse, usw.) werden einmalig erfasst und ermöglichen das automatische Ausfüllen  von  entsprechenden Feldern von Online-Formularen.   Zudem kann über das Servicekonto.NRW  die schriftliche Kommunikation zwischen Behörden und Nutzern sowie die sichere Ablage von Dokumenten zur Aufbewahrung erfolgen.

    Portal im Aufbau 
    Bis 2022 sollen Bund, Länder und Kommunen nach dem Online-Zugangs-Gesetz alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anbieten und diese Portale zu einem Verbund verknüpfen. Um diesen engen Zeitrahmen einhalten zu können, hat das Land Nordrhein-Westfalen das Kompetenzzentrum Digitalisierung (CCD) eingerichtet. Das CCD entwickelt aktuell Portallösungen als landesweite Schnittstellen zu den Nutzern. 

    Wer ist Anbieter des Portalverbundes?
    Das Servicekonto.NRW ist ein gemeinsames Angebot des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen und des Dachverbands kommunaler IT-Dienstleister (KDN).

  • Digitalisierungsprozesse innerhalb der Verwaltung 

    Weitere Verfahren werden digitalisiert
    Neben den eingangs bezeichneten Dienstleistungen werden derzeit weitere auf Online-Verfahren umgestellt.  Hierzu werden in den kommenden Monaten sukzessive weitere Online-Anträge oder Formulare auf der Website bereitgestellt. 
    Bei vielen Verfahren sind jedoch landesweite Lösungen vorteilhaft:

    Landesweite Lösungen erforderlich
    Aktuell wird das Bauportal.NRW in mehreren Stufen aufgesetzt und ausgebaut.  In einem ersten Schritt wird  zunächst die Online-Abwicklung des einfachen Baugenehmigungsverfahrens verfügbar sein. In weiteren Ausbaustufen wird die direkte Kommunikation und der Austausch von Dokumenten zwischen Bauaufsichtsbehörde, Bauherren und Architekten ermöglicht.   Am Beispiel des Bauportals wird besonders deutlich, wie wichtig in vielen Bereichen  landesweite Lösungen für eine hohe Akzeptanz der Nutzer sind. Nur wenn alle Kommunen diese Landesportale einheitlich nutzen, statt eigene Insellösungen zu entwickeln, können Architekten z.B. Bauanträge auf einfachem Wege einreichen, anstatt sich mit individuell unterschiedlichen  IT-Lösungen einzelner Kommunen auseinanderzusetzen.

    Anbindung an Fachverfahren erforderlich
    Zur Digitalisierung gehört auch, dass nicht nur die Antragstellung online erfolgt, sondern auch das  weitere Verfahren  (z.B.  zur Antragsbearbeitung) online erfolgt. Erst wenn erreicht ist, dass der online eingegangene Antrag nicht ausgedruckt und  in Papierform als Akte, sondern rein digital abgearbeitet wird, ist die vollständige Digitalisierung eines Verwaltungsprozesses erreicht.

    Das papierlose Büro - Dokumentenmanagementsystem
    Die Anbindung an Fachverfahren über entsprechende Softwarelösungen  und die Möglichkeit des digitalen  Dokumentenmanagementsystems zur Ablage und Sicherung der Arbeitsprozesse ist ein weiterer elementarer Schritt auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung. 
    Im Ergebnis soll zudem die Aufbau- und Ablauforganisation verbessert und eine Verschlankung von Arbeitsprozessen erfolgen. 

  • Hoher Digitalisierungsgrad in der Schullandschaft 

    Einen Großteil der Maßnahmen, die aktuell durch den Digitalpakt gefördert werden, hat die Stadt Oelde vor Jahren bereits umgesetzt. 

    Hoher Ausstattungsstandard
    Im Jahre 2001 baute die Stadt Oelde an den Schulen zunächst eine konventionelle LAN-Vernetzung auf. Heute steht den Schülern und Kollegien   flächendeckendes WLAN  zur Verfügung. So gut wie alle Klassen- und Fachräume der Oelder Schulen sind vernetzt. Sämtliche Klassenräume, vom Gymnasium, über die Gesamtschule bis zu den Grundschulen, sind mit   Beamer, Objektkameras bzw. Tablets - ausgestattet. In Fachräumen sind   interaktive Tafeln  und Beamer im Einsatz.
    Zudem stehen an jeder Grundschule mobile Endgeräte mindestens in Klassenstärke bereit. An den weiterführenden Schulen verfügt jede Jahrgangsstufe über eine entsprechende Ausstattung. 
    Die Vorteile eines speziellen flächendeckend eingesetzten   Schulserver-Systems, das seit 2019 am Gymnasium und der Gesamtschule und seit März 2020 an allen Grundschulen im Einsatz ist, machten sich insbesondere in der Corona-Pandemie bezahlt: Lehrer konnten ihren Schülern zuverlässig Aufgaben übermitteln, Schüler diese nach Erledigung zurückleiten. Auch die Information der Eltern erfolgte über das System.

    Video- und Tontechnik für die Grundschulen
    Aktuell beschafft die Stadt Oelde für die Oelder Schulen Video- und Tontechnik und gibt bei Bedarf Einweisungen. Diese zusätzliche Technik soll die Erstellung von Videos ermöglichen und das Lernen auf Distanz persönlicher machen.

    Schulkonferenzen beschließen Einführung von Tablets
    Um die vorhandene Infrastruktur  bestmöglich nutzen zu können, haben die Schulkonferenzen der weiterführenden Schulen (TMG ab Klasse 7, GO ab der Oberstufe) im Jahre 2020 die flächendeckende Einführung von Tablets beschlossen. An der Gesamtschule ist inzwischen der zweite Oberstufenjahrgang mit elternfinanzierten Geräten ausgestattet. Am Oelder Gymnasium ist die Einführung für den Herbst 2020 geplant. Eltern, denen die Finanzierung nicht möglich ist, können Unterstützung bei den jeweiligen Schulleitungen beantragen.

    Mobile Endgeräte für alle Lehrer*innen
    Im Jahre 2020 werden  alle Lehrerinnen und Lehrer in Oelde ein mobiles Endgerät erhalten. Auch diese werden an das Schulserver-System angeschlossen sein und sicherstellen, dass Lerninhalte ihren digitalen Weg zu den Schülerinnen und Schülern finden. Besonders erfreulich: hierfür wird die Stadt Oelde Fördermittel beantragen können.

    Oelder Modell  macht Schule 

    Daniel Kramer, IT-Experte der Stadt Oelde und Betreuer der Systeme im Bereich der Schullandschaft

    Das Oelder Modell zur Digitalisierung hat das Interesse zahlreicher anderer Kommunen geweckt. Ebenfalls wird das Oelder Modell beim führenden Anbieter für Schulserverlösungen als Referenz in NRW genannt. Einige Städte haben inzwischen das Ausbaukonzept der Stadt Oelde übernommen und arbeiten an einer Umsetzung.  

    Kosten
    Über den Glasfaserausbau hinaus wurden für die technische Ausstattung in den vergangenen 10 Jahren rund 1,3 Mio. EUR aufgewendet.  

    Wie geht es weiter? 
    Auch in diesem Jahr sind weitere Investitionen vorgesehen (Anschaffung von Video- und Tontechnik, mobile Endgeräte für Lehrer*innen  und  für die Schulen).
    Zudem sollen spätestens im kommenden Jahr die wenigen, noch fehlenden  Fachräume der Gesamtschule  im Gebäude am Düdingsweg  vernetzt werden. 
    Die  Grundschule in Lette soll spätestens in eineinhalb Jahren an das städtische Glasfasernetz angeschlossen werden. Der Anschluss der Stromberger Grundschule ist leider mit Blick auf die exponierte Lage nur mit viel Aufwand und somit aktuell nicht ökonomisch darstellbar anzuschließen. 

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