Smart Factory - Optimised Processes Design

Digitalisierung von Prozessen innerhalb der Verwaltung

Aktueller Sachstand 

Ein Anfang ist gemacht 

Erste Verwaltungsprozesse sind bei der Stadt Oelde bereits heute voll digitalisiert.
Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Bereiche:
- Online-Portal zum Erwerb  von Veranstaltungstickets
- Online-Portal "BEPPO" zur Anfrage und Buchung von Betreuungsplätzen Kitaplätzen
- Ratsinformationssystem (öffentlicher Bürgerbereich) zur Einführung der digitalen Gremienarbeit  (Verzicht  auf  schriftliche Sitzungsunterlagen)
- Online-Buchungssystem  für Kurse in der Gläsernen Küche und im Kindermuseum Klipp Klapp
- Online-Bestellung von Medien in der Stadtbibliothek:       Bibload
-  Online-An-, Ab- und Ummeldung  von Gewerbebetrieben über  gewerbe.nrw

Online-Verfahren, die in Kürze starten
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Online-Buchungssystem  zur Bestellung und Verlängerung der Park-Karte für den Vier-Jahreszeiten-Park Oelde  


Aktuelle Herausforderungen 

Eine vollständige Digitalisierung der Verwaltungsleistungen ist bislang an der zu leistenden Unterschrift gescheitert. Es musste deshalb zunächst ein Weg zur einfachen und sicheren Identifizierung und Authentisierung gefunden werden, um den weiteren Prozess der Digitalisierung voranzutreiben. Durch die Einführung des Servicekonto.NRW durch das Land Nordrhein-Westfalen wurde hierfür nun die erforderliche Infrastruktur geschaffen. Über ein einziges Benutzerkonto ist es ab sofort möglich, sich in allen Online-Diensten der Verwaltungen sicher auszuweisen – egal welche Behörde den Dienst anbietet. Die Stammdaten (Name, Adresse, usw.) werden einmalig erfasst und dienen später dazu, die entsprechenden Felder der Online-Formulare
automatisch auszufüllen. Das Servicekonto.NRW ermöglicht zudem die schriftliche Kommunikation zwischen Behörden und Nutzern sowie die sichere Ablage von Dokumenten zur Aufbewahrung.


Serviceportal  & Online-Zugangsgesetz (OZG)

Bis 2022 sollen Bund, Länder und Kommunen nach dem OZG alle Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anbieten und diese Portale zu einem Verbund verknüpfen. Um diesen engen Zeitrahmen einhalten zu können, hat das Land Nordrhein-Westfalen das Kompetenzzentrum Digitalisierung (CCD) eingerichtet. Das CCD entwickelt aktuell Portallösungen als landesweite Schnittstellen zu den Nutzern. 

Landesweite Lösungen erforderlich
Aktuell wird das Bauportal.NRW in mehreren Stufen aufgesetzt und ausgebaut.  In einem ersten Schritt wird  zunächst die Online-Abwicklung des einfachen Baugenehmigungsverfahrens verfügbar sein. In weiteren Ausbaustufen wird die direkte Kommunikation und der Austausch von Dokumenten zwischen Bauaufsichtsbehörde, Bauherren und Architekten ermöglicht.
Am Beispiel des Bauportals wird besonders deutlich, wie wichtig landesweite Lösungen für eine hohe Akzeptanz der Nutzer sind. Nur wenn alle Kommunen die Landesportale nutzen, statt Insellösungen zu entwickeln, können Architekten z.B. Bauanträge auf einfachem Wege einreichen, anstatt sich mit individuell unterschiedlichen  Lösungen der einzelnen Kommunen auseinanderzusetzen.

Service-Portal der Stadt Oelde
Das  Serviceportal der Stadt Oelde wurde im November 2019 freigeschaltet.  Es gibt Auskunft über Dienstleistungen und Ansprechpartner  innerhalb der Stadtverwaltung und wird nach und nach um  digitale  Prozesse erweitert. 


Einführung der elektronischen Akte - das "papierlose Büro" 

Die in der Digitalisierung liegenden Potenziale können nur dann realisiert werden, wenn der gesamte Prozess medienbruchfrei abläuft. Voraussetzung ist hierfür die Einführung der elektronischen Akte innerhalb der Verwaltung.
Die Einführung erfolgt  ab dem Jahr 2020.  Im Ergebnis soll die Aufbau- und Ablauforganisation verbessert und eine Verschlankung der Arbeitsprozesse erfolgen.