interne Prozesse

Ein Dokumentenmanagementsystem ist mehr als ein einfacher Aktenordner. Mit einem DMS kann man auch Genehmigungs- und Beteiligungsprozesse digital abbilden, die Rechnungsbearbeitung digitalisieren und fachdienstübergreifend Verträge managen.
Dateien werden nur einmal im System abgelegt und können mit Kolleg*innen zur Bearbeitung geteilt werden. Eine Volltextsuche erleichtert das Finden von Schriftstücken, und Daten können an Fachverfahren übergeben oder abgeholt werden.
Dabei ist das DMS immer als "Rahmen" zu verstehen. Sie arbeiten weiterhin mit Ihren Fachanwendungen und das DMS sorgt nur dafür, dass Sie die benötigten Informationen oder Daten digital bekommen. In Bereichen ohne Fachanwendung ersetzt das DMS die händische Bearbeitung, indem es Vorlagen und Speichermöglichkeiten in einer Fachaktenstruktur bereithält.

© codia

Allgemeine Informationen

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein DMS ist eine zentrale digitale Plattform, auf der sämtliche Informationen (Dokumente, E-Mails, Verträge oder Rechnungen) digital gespeichert werden. Dabei werden die Dokumente unveränderbar abgespeichert und alle arbeiten mit demselben Dokument.

Folgende Punkte vereinen sich bei einem DMS in einem System:

- Scannen und Klassifizieren mit automatischer Ablage
- Dokumentenarchivierung
- E-Mail-Management
- Vorlagenmanagement
- Workflowmanagement
- organisationsweite Suche